2013年1月23日 星期三

Word 的合併列印

合併列印是 Word 中很實用的功能,以前在管學校帳號時,用它來印老師和學生的帳號通知單,一個文字檔加上設計好的 Word 表單,瞬間就可以處理好檔案,用過這個功能才能真正享受到電腦的好處啦!好笑的是,之前曾經在使用 Office 2007 的同事面前丟臉,想秀一下合併列印的功能,因為家裡都用 Office 2000,找不到選單在哪啦!今天很認真的研究了一下我家太座筆電中的 Office 2007,趕快記錄一下。
Office 2000(2003) 的合併列印是在:

  • 主選單→工具→信件與郵件→合併列印

Office 2007 的合併列印是在:

  • 主選單(功能區) → 郵件 

另外,工具的對應略有不同:2000 → 2007

  • 插入功能變數 → 規則


如果是使用 Excel 的試算表當資料來源,有使用到公式的欄位 Office 2000 和 Office 2003 以後的版本會有不同,要特別注意。Office 2000 預設就是以「動態資料交換 (DDE,Dynamic Data Exchange)」來將資料套到 Word 中,但 2003 以後似乎不是這樣。
有什麼影響?以我們在處理成績的試算表來說,如果想合併的欄位是平均分數,那可能帶有小數,在 Excel 中我們用 ROUND 來四捨五入,把小數的數字依需求切齊了,但是合併列印時,該欄位會出現打算去掉的小數。

在 MS 的網站中提供了三種解決的方法

分別是:
  1. 使用動態資料交換。
  2. 在 Word 中使用功能變數代碼
  3. 格式化 Excel 工作表儲存格
方法 1 是在我們指定「現有清單」檔案時,選取「DDE」的方式來擷取資料。Office 2000 在「開啟資料來源」的對話框中就有個「選取方法」的選項可以勾選,在 Office 2007 則不復見,何解?
Office 2007 如果想要有選取方法的對話框,必須由「Word 選項」中去設定:
  • 點選最左上角「Office按鈕」中的「Word 選項」。
  • 點選左側中的「進階」。
  • 點選右側中「一般」裡的「開啟舊檔時確認格式轉換」
  • 勾選好了就按確定鈕。
這樣一來,當我們在合併列印中選取資料來源檔時,就可以跳出對話框讓我們指定要使用「DDE」來開啟 Excel 檔案。
不過,使用完,可能要把「開啟舊檔時確認格式轉換」的設定取消,以免以後開啟其它檔案時一直跳出詢問的對話框。


方法 2 是去修改已插入的欄位(功能變數),將它加上了「格式」的參數。它最大的缺點是必須一個個去改插入的欄位變數。

方法 3 則是將 Excel 檔中的「數字」改為「文字」的格式,也就是從資料的源頭改起。


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